Passive Analysesysteme: Berichts- und Kennzahlensysteme  - Business Intelligence Umsetzung | www.iBusiness-Intelligence.org

3.3.4. Passive Analysesysteme: Berichts- und Kennzahlensysteme

Passive Analysesysteme stellen den Anwendern aufbereitete dispositive Daten als standardisierte Informationen zur Verfügung. Die Anwender können dabei die angezeigten Informationen nur geringfügig beeinflussen, wie z. B. durch die Auswahl der benötigten Informationen oder die Definition einer Zeitperiode. Die Informationen werden vorgefertigt und somit standardisiert den Endbenutzern zur Verfügung gestellt. Dafür müssen diese zuvor aufbereitet werden und es muss vorgängig eine Auswahl und Definition der zu darstellenden Informationen erfolgt sein.

«Integrationsrichtungen in der Systempyramide», aus Gabriel, Gluchowski, & Pastwa, Data Warehouse & Data Mining, 1. Auflage, 2009, S. 6
Abbildung 48:«Integrationsrichtungen in der Systempyramide»62

Passive Analysesysteme sind analyseorientierten Informationssysteme und stellen eine horizontale Integration von Administrations- und Dispositionssystemen in einem Unternehmen dar. Im Gegensatz zu operativen Informationssystemen geben sie nicht Steuerungsinformationen der einzelnen Abschnitte der Wertschöpfungskette wider, sondern ermöglichen die Abbildung eines horizontalen Informationsfluss über die Hierarchieebenen. Dadurch sind sie in der Lage, die verschiedenen Management-Ebenen und -Bereichen mit Information über das gesamte Unternehmen und den Wertschöpfungsprozess zu geben und dadurch die gesamte Unternehmensplanung und -führung zu gestalten. Passive Analysesysteme stellen Informationen mit Hilfe von Berichts- und Kontrollsystemen ihren Anwendern zur Verfügung. (vgl. Gabriel, Gluchowski, & Pastwa, 2009, S. 5 f.)

Berichtsysteme sind die Grundwerkzeuge für die Kontrolle und Steuerung in einem Unternehmen. Sie werden dem betrieblichen Berichtswesen zugeordnet und bieten unterschiedlichen Adressaten in einem Unternehmen, von der Sachbearbeitung bis zum Top-Management, in regelmässigen zeitlichen Abständen Informationen mit Hilfe von Berichten an. Der Inhalt eines Berichtes ist per se nicht definiert. Er kann vom Finanzwesen (Finanzbericht), über das Projektmanagement (Projektbericht) bis hin zum Personalwesen (Protokoll Mitarbeitergespräch und Mitarbeiterbeurteilungen) unterschiedliche Zwecke abdecken und unterschiedliche Bereiche eines Unternehmen betreffen. Berichte versorgen betriebliche Fach- und Führungskräfte, Sachbearbeitende und andere Mitarbeitende in regelmässigen Abständen oder im Bedarfsfall mit betrieblichen Informationen. Sie beinhalten zielgerichtete aufbereitete Daten als Informationen, die den Adressanten helfen, Trends zu erkennen und die Steuerung entsprechend zu gestalten. (vgl. Manhart, 2008, S. 1) Diese Informationen werden somit als betriebswirtschaftliche Indikatoren zur Unterstützung der Unternehmenssteuerung verwendet. Die Steuerung ist «die gerichtete Beeinflussung (durch Information, Nachricht, Reiz, Input) des Verhaltens eines Systems von außen» (Wikipedia, Steuern (Systemtheorie)).

«Unter Berichten sind dabei Dokumente zu verstehen, die bestimmte Informationen kombinieren und für einen bestimmten Unternehmenszweck in aufbereiteter Form zur Verfügung stellen. Die technische Gesamtlösung, die es ermöglicht, Berichte in elektronischer Form aufzubereiten und bereit zu stellen, bezeichnet man als Berichtssystem. Die Aufbereitung erfolgt weitgehend automatisiert, so dass dem Berichtsempfänger eine eher passive Rolle zukommt.» (Manhart, 2008, S. 1).

Das Berichtswesen in einem Unternehmen sorgt somit dafür, dass Mitarbeitern die richtigen Informationen in der richten Form und zur richtigen Zeit zur Verfügung gestellt werden. Obwohl eine Standardisierung generell angestrebt wird, kann die Umsetzung sich je nach inhaltlichen Anforderungen und nach Form für die verschiedenen Adressaten in einem Unternehmen unterscheiden. (vgl. Manhart, 2008, S. 1) Das Berichtswesen ist im Unternehmen «für die Steuerung und Ableitung von Unternehmensentscheidungen auf jeder Ebene – strategisch, taktisch und operativ – notwendig» (Manhart, 2008, S. 1). Dabei werden heute operative Datenbestände nur noch für die unmittelbare Steuerung der Wertschöpfungskette verwendet. Für das Berichtswesen werden moderne Berichtssysteme eingesetzt, die direkt auf der Business Intelligence Umsetzung („Big Data Warehouse“) aufbauen (vgl. Manhart, 2008, S. 2). Für die operative und strategische Steuerung werden in Unternehmen Kennzahlen in Berichtsform verwendet, sogenannte Kennzahlensysteme. Einzelne Kennzahlen besitzen nur eine beschränkte Aussagekraft, da sie eine isolierte Messung und somit auch eine isolierte Betrachtung darstellen. Die isolierte Nutzung von einzelnen Kennzahlen kann deshalb rasch zu falschen Schlussfolgerungen führen. Neben dem Einbezug des Kontext-Wissens zur vorliegenden Information in Form einer Kennzahl kann der Erkenntniswert von Kennzahlen erheblich gesteigert werden, wenn diese im Rahmen eines Systems63 von hierarchisch sinnvoll abgestimmten Kennzahlen betrachtet werden. (vgl. Preißler, 2008, S. 17) Kennzahlen und Kennzahlensysteme stellen nummerische Informationen als betriebliche Führungsinstrumente dar und dienen einem  Unternehmen bei der Planung und Kontrolle. Aus der Kontrolle erfolgt wiederum eine Überprüfung und ggf. eine Korrektur der bereits erfolgten Planung. Kennzahlensysteme als Berichtssysteme stellen dem Unternehmen somit die Grundlage dar, um den kybernetischen Regelkreis64 in einem Unternehmen zu ermöglichen. Damit kann der betriebliche Handlungsprozess eines Unternehmens vom Management geplant, durchgeführt, kontrolliert und optimiert werden. (vgl. Meyer, 1976, S. 20)

«Unter einem Kennzahlensystem wird im Allgemeinen eine geordnete Gesamtheit von Kennzahlen verstanden, wobei die einzelnen Elemente in einer sachlichen sinnvollen Beziehung (sachlogisch und/oder rechnerische Verknüpfungen zueinander stehen, einander ergänzen und erklären und insgesamt auf ein gemeinsames übergeordnetes Ziel ausgerichtet sind. Es soll als System den Analysegegenstand möglichst ausgewogen und übersichtlich erfassen.» (Preißler, 2008, S. 17 in Einbezug von Reichmann & Lachnit, 1976, S. 707 und Groll, 1991, S. 19)

Alle Bestandteile der betrieblichen Messergebnisse in Form von Kennzahlen werden in einem Kennzahlensystem abgebildet. Neben deren nummerischen Wert wird entsprechend auch deren Bezeichnung, der Kennzahlentitel dargestellt. Zusammen bilden sie die  Metrik ab, welche den Inhalt der Messung und damit der Kennzahl beschreibt (z. B. Anzahl Besucher oder Anzahl der aufgerufenen Seiten). Alle Kennzahlen einer Metrik sind den jeweiligen Dimensionsdaten zugeordnet. Die Kennzahlen aller Metriken (Metrikdaten) haben dadurch immer einen Bezug zu den Aufzeichnungsdaten, wie z. B. die Quellen der Besuche einer Website oder die aufgerufenen Webseiten. Diese Darstellung mit Hilfe von zwei Achsen, den Dimensionsdaten und den Metriken, ist die häufigste Form der Abbildung von Kennzahlen als eine geordnete Gesamtheit. Den verschiedenen Dimensionsdaten werden dabei die Kennzahlen der verschiedenen Metriken zugeordnet. Durch eine Verfeinerung der Dimensionsdaten können die Werte der verschiedenen Metriken in einer detaillierten Sicht betrachtet werden, z. B. pro einzelne Quelle und danach pro Werbekampagne der einzelnen Quelle. Diese Detaillierung erfolgt dabei in einem sequentiellen Vorgang.

Dimensionen und Metriken, aus Kirtz, 2013
Abbildung 49:Dimensionen und Metriken65

Moderne Berichtsysteme stellen die betrieblichen Messergebnisse in Form von Kennzahlen (Messergebnissen) sowie die Daten der betrieblichen Aufzeichnungen in aufbereiteter Form für die verschiedenen Management-Ebenen und -Bereichen zur Verfügung. Die betriebswirtschaftlich aufbereitet Aufzeichnungsdaten und Messzahlen bzw. Kennzahlen eines Kennzahlensystems stellen Informationen für die Nutzer dar und können als Indikatoren zum Geschäftsverlauf, dem momentanen und zukünftigen Geschäftserfolg und somit zur Geschäftstendenz verwendet werden.

Berichtssysteme werden heute in einem Unternehmen als Teil eines Unternehmensportals, engl. „Corporate Portal“, eingesetzt. Portale sind Einstiegstüren oder Pforten, welche den Nutzern einen einzelnen Zugangs- bzw. Zugriffspunkt auf eine Auswahl an Anwendungen und Informationen gewähren (vgl. u. a. Businessdictionary, 2013 und Wikipedia, Portal). Der Begriff hat seinen Ursprung in der Entwicklung des Internets. Durch dessen rasanten Wachstums und Umfangs entstand das Bedürfnis nach einer inhaltlichen Ordnung und einer thematischen Abgrenzung der Bereiche. Demzufolge wird ein Internet-Portal als eine Website bezeichnet, (vgl. Kemper, Baars, & Mehanna, 2010, S. 154) welche «strukturierte Informationen über im Web abrufbare Dokumente anbietet» (Kemper, Baars, & Mehanna, 2010, S. 154 mit Einbezug von Hansen & Neumann, 2009, S. 810 ff.). Nach Davydov lassen sich Portale nach Einsatzgebiete und Adressaten in mehrere Portalklassen unterteilen (vgl. Kemper, Baars, & Mehanna, 2010, S. 154).

Portalklassen nach Davydov, aus Davydov, 2001, S. 138 angepasst verwendet in Kemper, Baars, & Mehanna, 2010, S. 155
Abbildung 50:Portalklassen nach Davydov66

Business Intelligence Portale gehören zu den Unternehmensportalen (Corporate Portals), welche Informationen den internen und externen Anspruchsgruppen in Form von Berichten zur Verfügung stellen und dadurch die Geschäftsabwicklungen unterstützen. Unternehmensportale werden anhand ihrer Zielgruppe in Portale nach Rollen („Role Portals“) sowie in Portale in Bezug auf deren Inhalt (Enterprise-Informations-Portale, „EIPs“) unterteilt. Unternehmensportale nach Zielgruppen werden in kundenprozessbezogene Portale (Business-to-Consumer,B2B), in Portale zur überbetrieblichen Geschäftsabwicklung (Business-to-Business, B2B) sowie zur innerbetrieblichen Geschäftsabwicklung (Business-to-Employee, B2E) unterteilt. Die Unterteilung erfolgt aufgrund ihres angebotenen Inhaltes. Für Unterstützung eines Teams werden „Collaboration Portals“ eingesetzt. Für die Haltung von unstrukturierten oder semi-strukturierten Daten in Form von digitalen Inhalten und Dokumenten werden Content Management Portale (oder Systeme, CMS) eingesetzt.

Über Business Intelligence Portale werden aufbereitete Informationen zuhanden der Unternehmenssteuerung angeboten. Diese Portale dienen «der Entscheidungsunterstützung, indem geschäftsrelevante interne und externe Informationen zusammengeführt und dem Benutzer in aggregierter und personalisierter Form zur Verfügung gestellt werden» (Kemper, Baars, & Mehanna, 2010, S. 155 basierend auf Shilakes & Tylman, 1998, S. 1; Firestone, 2003, S. 3 ff.).

Ein Business Intelligence Portal stellt Berichte den verschiedenen BI-Anwendergruppen und Anwendern in Form einer Website zur Verfügung. BI-Portal sind können somit als moderne, Internet-technologie-basierte Berichtsysteme verstanden werden. Im Unterschied zu klassischen Berichtsystemen, bei denen der Anwender nur geringen Einfluss auf das Dargestellte hat (Auswahl Berichte, Auswahl Zeitperiode, Auswahl Tiefe der Ansicht), bieten moderne Berichtsysteme oft die Möglichkeit an, dass die Anwender die aufbereiteten Daten der Berichte inhaltlich segmentieren und filtern können. Dazu ist es möglich, Berichte selbstständig in wenigen Schritten anzupassen oder zu neu zu erstellen. Solche dynamischen Berichts- bzw. Abfragegeneratoren sind heute in vielen passiven Analysesystemen vorhanden.

Benutzerdefinierter Bericht in Google Analytics, Screenshot von Google, Benutzerdefinierter Bericht
Abbildung 51:Benutzerdefinierter Bericht in Google Analytics67

Innerhalb eines Portals spielen neben den Berichten Dashboards eine zentrale Rolle. Dashboards sind die zentralen Steuerungselemente und stellen die Instrumententafel für den jeweiligen Anwender. Dashboards gibt es bei allen Portalen und sind für die Anwender ein Armaturenbrett oder eine Instrumententafel (Dt. Übersetzung für „dashboard“, vgl. Leo.org). Wörtlich bezeichnet ein Dashboard «a control panel located in front of the driver of a vehicle» (Wikipedia, Dashboard (disambiguation)). Im betriebswirtschaftlichen Kontext ist somit ein Dashboard eine Steuerungstafel bzw. -instrument für die Lenker („driver“) des Unternehmens („Fahrzeugs“, engl. „vehicle“). Die Lenker, die verschiedenen Management-Ebenen des Unternehmens, können mit Hilfe von Dashboards Bereiche des Unternehmens und ihre Themenbereiche steuern. Ein Dashboard gibt dabei Informationen in verdichteter, meist grafisch aufbereiteter Form wieder. Da Dashboards die zentrale Anlaufstelle für Informationen zur Unternehmenssteuerung darstellen, werden sie auch als „Management-Cockpit“ oder Bestandteil davon bezeichnet. Durch die Verwendung von Kennzahlen für die Steuerung und somit als Teil eines Dashboard kann ein Dashboard auch ein reines Kennzahlen-Cockpit darstellen. (vgl. Wikipedia, Dashboard) Meist werden die verwendeten Kennzahlen jedoch durch grafische Abbildungen, wie z. B. Verhältniskennzahlen, ergänzt. Ein Management-Cockpit hat zudem den Anspruch, den kompletten Managementprozess zu unterstützen, wodurch die reinen Dashboards mit Kontext-Wissen oder Wissensmöglichkeiten angereichert werden. Dies kann z. B. durch die Integration des Wissensmanagements („Knowledgebase“) und einer sozialen Austauschplattform („Community“) in das Portal geschehen.

Beispiel für ein Dashboard, aus Jaspersoft Business Intelligence Software (Ausschnitt der Originalabbildung)
Abbildung 52:Beispiel für ein Dashboard68



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