Grundlagen der Anwendung: Daten, Kennzahlen und Indikatoren - Business Intelligence Umsetzung | www.iBusiness-Intelligence.org

3.3.3. Grundlagen der Anwendung: Daten, Kennzahlen und Indikatoren

Wie vorgängig erläutert, stellen Daten alleine noch keine Information dar. Erst ein Bedürfnis (Anfrage) im Sinne einer Fragestellung macht Daten zu Informationen. Bei der Verwendung von Daten als Informationen für die operative und strategische Steuerung werden Daten oft in Form von Kennzahlen verwendet. Diese werden dabei oft als Indikatoren bezeichnet. In der Folge wird darum der Zusammenhang von Daten und Kennzahlen geklärt und eine Begriffsdefinition vorgenommen.

Durch das Aufzeichnen in Systemen entstehen Daten. Dabei werden Wörter und Zahlen (Zeichen) digital aufgenommen, gespeichert, und dabei der vorhandene Kontext beibehalten. Die Daten werden in den Datenbanksystemen der Quellsysteme so abgespeichert und angeordnet, wie sie systemisch entstehen. Dabei handelt es sich nicht um eine Messung. Die Unterscheidung von Aufzeichnen (Aufnahme) und Messen wird in der Praxis oft unpräzise gehalten, kann aber an Hand eines Beispiels aus dem Alltag erläutert werden.

Bei einer Tonaufnahme wird der Schall, d.h. die Geräusche, Töne, Musik und die Sprache, in Form von Schwingungen mittels Audioaufnahmegerät aufgenommen (vgl. Wikipedia, Tonaufnahme). Die Schwingungen werden erfasst und können danach wiedergeben werden. Handelt es sich bei der Aufnahme um Musik, so kann die Anzahl Schläge pro Minute (engl. „Beats per minute, bpm“) gemessen werden. Dies kann während der Aufnahme oder danach erfolgen. Die Schläge pro Minute geben das Tempo der Musik wieder. Bei einer Messung wird somit eine Bestimmung vorgenommen und sie geht somit immer von einer spezifischen Fragestellung aus. Bei der Bestimmung wird ein Zustand innerhalb eines zeitlichen Ablaufes erfasst. Die Erfassung findet dabei mittels nummerischer Einheit im Rahmen einer Grösseneinheit, einer Skala58, statt. Die Skala bildet alle möglichen Messgrössen, das Skalenniveau, ab, und muss entsprechend vor der Messung definiert werden. Messen kann darum auch als „Skalieren in Abhängigkeit zum Skalenniveau“ beschrieben werden. Bei der Messung wird dabei zwischen einer empirisch fundamentalen Skalierung und einer bereits nummerisch abgeleiteten Skalierung unterschieden. Eine empirisch, fundamentale Skalierung ist z. B. die Zeitmessung oder die Streckenmessung; eine nummerisch, abgeleitete Skalierung z. B. die Geschwindigkeitsmessung. (vgl. Fuhlbrück, 2010) Das Messen ist somit ein «Vergleich des zu messenden Sachverhalts (= Messobjekt) mit einem Massstab, was als Prozess des Messens aufgefasst werden kann» (Meyer, 1976 in Einbezug von Staehle, 1969, S. 36 und Schulze, 1966, S. 65 ff.).

Das Aufzeichnen von Daten beinhaltet also die Speicherung von Zeichen, während bei einer Messung nur nummerische Werte, Zahlen, festgehalten werden. Bei einer Messung wird somit immer etwas quantifiziert und somit in ein Mass59 gebracht. Die daraus sich ergebende Messzahlen werden auch als Kennzahlen bezeichnet, da sie eine Kennzeichnung im Skalenniveau bzw. im Mass darstellen. «Eine Kennzahl ist eine Maßzahl, die zur Quantifizierung dient und der eine Vorschrift zur quantitativen reproduzierbaren Messung einer Größe oder eines Zustandes oder Vorgangs zugrunde liegt.» (Wikipedia, Kennzahl)

Kennzahlen werden in Unternehmen für die Unternehmenssteuerung auf allen Managementebenen verwendet. Sie kennzeichnen einen Zustand oder einen Vorgang im Unternehmen. Kennzahlen haben dabei immer mehrere Funktionen. Sie setzten Massstäbe, geben Zielvorgaben vor, üben Erfolgskontrollfunktion aus und ermöglichen innerbetriebliche und ausserbetriebliche Vergleiche im Sinne von Bewertungen (engl. „Benchmarks“). Sie widerspiegeln Sachverhalte in einem Unternehmen und zeigen dadurch mögliche Schwachstellen auf. (vgl. Preißler, 2008, S. 4) «Kennzahlen sind unverzichtbares unternehmerisches Führungsinstrument, um die Gesamtzusammenhänge in einem Unternehmen sichtbar zu machen und sind das wichtigste Analyseinstrument zur Erkennung möglicher Schwachstellen!» (Preißler, 2008, S. 4). Kennzahlen können auch als Kennziffern, Kontrollzahlen, Kontrollziffern, Messzahlen, Messziffern, Ratio, Richtzahlen, Schlüsselgrössen, Schlüsselzahlen, Standardzahlen oder Standardziffern bezeichnet werden (vgl. Meyer, 1976, S. 9). Diese Begriffe illustrieren das Verständnis von Kennzahlen. Im betriebswirtschaftlichen Kontext sind Kennzahlen «Zahlen, die Informationen über betriebswirtschaftliche Tatbestände beinhalten» (Meyer, 1976, S. 9). Als Tatbestände sind betriebswirtschaftliche Zustände zu verstehen. Kennzahlen sind «betrieblich relevante, nummerische Informationen» (Bürkler, 1977, S. 6 zitiert in Siegwart, 2002, S. 5), welche «Sachverhalte und Tatbestände in Ziffern [Zahlen] relevant und knapp ausdrücken können» (Siegwart, 2002, S. 5 nach Heinen, 1970, S. 227).

Kennzahlen müssen u. a. folgendes bewirken:«

Kennzahlen werden in Einzelkennzahlen und Kennzahlensystemen abgebildet und beinhalten Absolutzahlen und Verhältniszahlen. Absolutzahlen sind Basiszahlen, auch Grundzahlen genannt, welche einen Zustand oder Vorgang (Zustände) kennzeichnen. Verhältniszahlen sind im Gegenzug dazu relative Zahlen. Sie sind in einem abhängigen Verhältnis zu anderen Zahlen oder einem Bezugsrahmen, und geben entsprechend deren Verhältnis zum Ausdruck. Sie sind zueinander in Beziehung gesetzte Messgrössen. Die Aussagekraft von Kennzahlen ist immer von ihrer Verwendung abhängig. Deshalb weisen unternehmensinterne Vergleiche meist einen höheren Informationswert als externe Vergleiche auf. (vgl. Siegwart, 2002, S. 5 f. und Preißler, 2008, S. 12 ff.)

Kennzahlen, aus Preißler, 2008, S. 12
Abbildung 45:Kennzahlen60

Die verschiedenen Bestandteile von Kennzahlen werden u. a. in Preißler, 2008, S. 12 ff. beschrieben und sind in Anhang C aufgeführt. Kennzahlen können neben der Gliederung nach statistischen Kriterien auch nach dem Geldkriterium, der betrieblichen Funktion oder nach strategischen Erfolgsfaktoren gegliedert werden (vgl. Crössmann, 2003, S. 81 ff.). Beispiele der verschiedenen Gliederungsarten sind in Anhang D aufgeführt.

Absolute Kennzahlen können für Vergleiche verwendet werden. Dabei wird zwischen dem Zeitvergleich, dem Soll-Ist-Vergleich und dem Norm-Soll-Vergleich unterschieden. Beim Zeitvergleich wird eine Ist-Zahl aus verschiedenen Zeitpunkten bzw. Zeiträumen betrachtet- Bei einem Soll-Ist-Vergleich wird eine Ist-Zahl mit dem betrieblichen Soll-Wert (Plan-Wert) verglichen und beim Norm-Soll-Vergleich werden Vorgabewerte unterschiedlicher Führungsstufen miteinander verglichen. (vgl. Siegwart, 2002, S. 14)

Das Zusammenspiel von Daten und daraus entstehenden Kennzahlen kann an einem einfachen Beispiel einer Website veranschaulicht werden. Beim Aufruf von Webseiten werden diese vom Webserver ausgeliefert und in der Benutzeroberfläche dargestellt. Dabei kann die Auslieferung der Seiten (Serverseitig) und die Darstellung in der Benutzeroberfläche aufgezeichnet (Aufzeichnung) und dabei die Anzahl der Auslieferungen resp. Darstellungen festgehalten werden (Messung).

Seite
(Aufzeichnung der Darstellungen)
Seitenaufrufe
(Messung der Anzahl erfolgter Darstellungen)
Seite 1 1598
Seite 2 2872
Seite 3 3261
Seite 4 1354
Tabelle 7:Seitenaufrufe einer Website

Für die Informations- und somit Erkenntnisgewinnung mittels BI-Tools können sowohl Daten aus Aufzeichnungen sowie Daten aus den Messungen verwendet werden. Im Beispiel ist dies die Angabe über die aufgerufenen Seiten (Aufzeichnung, Daten) sowie die Angabe der Aufrufe pro Seite (Messung, Messzahlen/Kennzahlen). 

Die Aussagekraft von Kennzahlen unterliegt verschiedenen Einflussgrössen. Massgeblich sind die Zeit, Identität, Wertigkeit sowie vor allem die richtige Interpretation der Kennzahlen. Wie detailliert das Kennzahlensystem eines Unternehmens sein muss, und welche und wie viele Kennzahlen aufgenommen werden, hängt von den Unternehmenszielen, der Unternehmensgrösse, der Unternehmensstruktur und der jeweiligen Branche ab. Mit zunehmender Komplexität des Unternehmensgeschehens verändert sich auch die Struktur der verwendeten Kennzahlen. Dies heisst jedoch nicht eine quantitative Vermehrung der Kennzahlen. Kennzahlensysteme sollten kurze, übersichtliche, relevante und gewünschte Kennzahlen abbilden. (vgl. Preißler, 2008, S. 23) Weitere Grundsätze nach Preißler sind in Anhang E aufgeführt.

Die Aufnahme einer neuen Kennzahl sollte sorgfältig geprüft oder die Eliminierung einer bisherigen Kennzahl in Betracht gezogen werden. Die Aufnahme darf nicht zu einer Aufblähung des Abrufsystems und damit zur Unübersichtlichkeit führen. Kennzahlen können in verschiedene Gruppen strukturiert werden, wie z. B. in Erfolgskennzahlen, Produktivitätskennzahlen, Finanzierungs- und Liquiditätskennzahlen, Risikokennzahlen und Bereichskennzahlen. (vgl. ebd. S. 23 f.) «Allgemein gilt: Kennzahlen sind nur so gut wie die Eingabe oder unsinnige Eingabe = unsinnige Ausgabe.» (Preißler, 2008, S. 24)

Deshalb sollten alle Kennzahlen in einem ganzheitlichen Kennzahlensystem integriert werden. Folgende Gesichtspunkte sollten berücksichtigt und damit folgende Mindestanforderungen an die Kennzahlen gestellt werden (vgl. Preißler, 2008, S. 24):

Anforderungen an Kennzahlen, aus Preißler, 2008, S. 24
Abbildung 46:Anforderungen an Kennzahlen61

Eine der wichtigsten Regel bei der Festlegung von Kennzahlen ist, dass ein direkter Bezug zwischen Erfolgsfaktoren und den Unternehmenszielen hergestellt wird. Ziele und kritische Erfolgsfaktoren im Sinne von Kennzahlen dürfen nicht unabhängig voneinander festgelegt werden. Kennzahlen müssen somit zielorientiert sein. Prognosen für die Zukunft werden erst durch die Einbeziehung aus der Vergangenheit sinnvoll. Dadurch können erwartbare Entwicklungen abgeleitet werden. Kennzahlen müssen immer an das sich veränderte Umfeld angepasst werden und damit aktuell sein - bereits überholte Kennzahlen sind gefährlich und können zu Fehlinterpretationen und -entscheidungen führen. Dazu müssen Kennzahlen dem ökonomischen Prinzip entsprechen, welches in diesem Zusammenhang besagt, dass die Kosten für die Informationserarbeitung nicht höher als der dadurch erzielte Informationsnutzen sein dürfen. Dieser Grundsatz führt automatisch zu einer Verknappung der Kennzahlen auf das Relevante und Benötigte und somit zum Grundsatz: Weniger ist mehr. Entsprechend ist es wichtig, dass nur wenige, aber dafür wesentliche Kennzahlen eruiert und verwendet werden.

Kennzahlen müssen darum zuerst eindeutig identifiziert und definiert werden (Kennzahlentitel, Anwendung, Formel, Bestandteile, mathematische und thematische Zusammenhänge). Kennzahlen zu ermittelt ist meistens einfach, sie aber richtig zu interpretieren, ist die wirkliche Kunst. Grundvoraussetzung dafür ist das benötigte Kontextwissen zur jeweiligen Kennzahl. Dies betrifft sowohl das Meta-Wissen über die Entstehung dieser sowie auch den unternehmerisch-thematischen Zusammenhang, in welchem sich die Kennzahl befindet. Dies erlaubt die Erkennung inner- und ausserbetriebliche Zusammenhänge. Es wird damit vermieden, dass Kennzahlen miteinander verglichen werden, zwischen denen keine inhaltlichen Zusammenhänge bestehen. Dazu ist zu beachten, dass Kennzahlen die Situation des Erfassungszeitpunkts widerspiegeln, sich die Ausgangssituation beim Betrachten der Kennzahlen aber bereits verändert haben kann. Es müssen darum immer die richtigen, für die vorliegende Situation aktuellen Kennzahlen verwendet werden. Kennzahlen geben das wider, was exakt gemessen worden ist. Entsprechend muss die Messung korrekt eingerichtet sein und abbilden, was gemessen werden soll. Nur so kann die Validität der dabei entstehenden Daten, den Kennzahlen, sichergestellt werden. Kennzahlen sind somit nur so gut, wie die Qualität des Ausgangsmaterials, der Messwerte.

Kennzahlen sind immer kritisch zu hinterfragen, damit keine blinde Zahlengläubigkeit entstehen kann. Sie kommen eine falsche Informationsbasis bieten oder falsch aufbereitet oder/und dargestellt werden. Entsprechend sollten nicht nur quantitative Grössen, wie Kennzahlen, für die Unternehmenssteuerung verwendet werden. Da nur zahlenmässig erfasste Daten als Kennzahlen dargestellt werden können, sollten auch nicht quantifizierbare Informationen für die Unternehmensführung verwendet werden und bei Möglichkeit in ein regelmässiges Berichtssystem, einem passiven Analysesystem, integriert werden. (vgl. Preißler, 2008, S. 24 ff.)

Unternehmungsbezogene Kennzahlen sind unentbehrliche Informationen für die Wahrung der unternehmerischen Steuerung und dadurch auch der Gesamtverantwortung (vgl. Siegwart, 2002, S. 53) Sie erlauben die Ermittlung der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens, die Sicherstellung der Erreichung von Zielen sowie als Mittel zur Kontrolle (Soll- zu Plankennzahlen). Kennzahlen ermöglichen die Erkennung von kausalen Zusammenhängen, von Ursachen und Wirkungen positiver und negativer Faktoren und von möglichen Entwicklungen. Dadurch tragen Kennzahlen wesentlich zur Verminderung von Unsicherheiten bei der Entscheidungsfindung bei, wodurch Risiken verringert und Chancen effektiver genutzt werden können. (vgl. Preißler, 2008, S. 16)

Indikatoren haben keinen direkten Zusammenhang zu Kennzahlen. Kennzahlen können jedoch als Indikatoren verwendet werden. Indikatoren sind Hinweise, Hinweiszeichen, Anhaltspunkte, Merkmale,  Indizien oder Signale. Sie sind statistisch verwertbare Anzeichen für einen Zustand oder eine Entwicklung (Zustände) (vgl. Duden, In­di­ka­tor). Die Interpretation von Indikatoren ist jedoch nicht ihr Bestandteil und dadurch nicht gegeben. Indikatoren liefern lediglich einen Hinweis auf etwas und lassen etwas erkennen. Die Interpretation und somit Aussage von Indikatoren ist deshalb abhängig von der Umgebung und Unternehmenskultur. Ein Indikator sagt von sich aus nicht aus, was für eine Bedeutung er hat und wie er beurteilt wird (positiv oder negativ).

Je nach Umgebung und Kultur werden für die Beurteilung verschiedene Kennzeichnungen verwendet, wie z. B. die Ampelfarben. Insbesondere bei der Verwendung von Kennzahlen als Indikatoren ist das Verständnis der Umgebung und Kultur wichtig. Eine Kennzahl, sowohl eine Absolutzahl wie auch eine Verhältniszahl, benötigt den Kontext der Umgebung  für eine Beurteilung. Selbst bei Angaben in Gliederungszahlen ist nicht gegeben, wie das Beurteilungsraster aussieht und was somit positiv und was negativ ist. So ist z. B. der Lagerbestand eines produzierenden Unternehmens abhängig von der Tätigkeit des Unternehmens sowie seiner Einheiten. Der Lagerbestand wird in Beziehung zum erwarteten Lagerbestand angegeben (Lagerbestand = Momentaner Bestand * 100  / Benötigter Lagerbestand). Es kann eine Unterdeckung sowie eine Überdeckung einer Lagereinheit bestehen. Entsprechend wichtig ist es, dass das Verständnis dafür und somit das Beurteilungsraster im Unternehmen vorhanden ist. Im Beispiel in Tabelle 8 ist mit Farbe eine negative Deckung einer Lagereinheit gekennzeichnet (Über oder Unterdeckung). Dies kann als Indikator für den Empfänger der Information dienen.

112 %
111 %
110 %
101 %
100 %
99 %
80 %
79 %
78 %
Tabelle 8:Beispiel einer Lagerdeckung als Gliederungszahl

Daten und Kennzahlen können als Information und als Indikator verwendet werden. Das Zusammenspiel dabei soll an Hand einer nachfolgenden Illustration verdeutlicht werden. Sowohl aus Daten wie auch aus den Kennzahlen dieser können Informationen gewonnen werden, welche danach auch als Indikatoren verwendet werden können. Indikatoren sind somit Informationen, mit einem höheren Beachtungswert. Indikatoren können auch als prioritäre Informationen, wie z. B. alarmierende Informationen, betrachtet werden. Das nachfolgende Beispiel zeigt die Nutzung von Daten einer Website.

Zusammenhang zwischen Daten, Kennzahlen, Informationen und Indikatoren
Abbildung 47:Zusammenhang zwischen Daten, Kennzahlen, Informationen und Indikatoren

Zusammengefasst kann festgehalten werden, dass Indikatoren Hinweise und Indizien sind, welche jedoch unabhängig in der Form und Grösse sind. Indikatoren können somit als Wörter, Zahlen, Symbole oder Farben dargestellt werden. Indikatoren zeigen etwas an, melden oder verraten etwas (Lateinisch „indicare“ für anzeigen, melden oder verraten, vgl. Martin, 2013). Das „Was“ und somit auch die daraus sich ergebene Handlung ist nicht direkter Bestandteil der Aussagekraft von Indikatoren. Im betriebswirtschaftlichen Kontext wird als Indikator häufig eine Kennzahl bezeichnet, welche einen wirtschaftlichen Zustand, eine Entwicklung oder eine wirtschaftliche Situation widergibt (vgl. Wikipedia, Indikator).

Kennzahlen können verknappt als Messgrössen bezeichnet werden, welche aus der Quantifizierung von Daten (z. B. Anzahl der Seitenaufrufe) oder der Quantifizierung einer Situation entstehen. Sowohl Daten wie auch Kennzahlen können Informationen für einen Betrachter darstellen und damit auch als Indikatoren verwendet werden.



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